מתאימים את המסר לקהל
בחרו את הנושא שחשוב לעובדים להבין בתום הפעילות: תשומת לב לסביבה, דיווח על מפגעים או קבלת החלטות במסגרת תפקידם. תאמו את המסר עם גורם הבטיחות בארגון, ושלבו את תחנת ה־VR במהלך ההדרכה הכללי.
מתכננים סבבים ללא הבטחות תפוקה
הגדירו מספר משתתפים ועמדות, והקצו לכל סבב זמן לתדריך, התאמת ציוד, תרגול, סיכום והחלפה. אין מספר קבוע של משתתפים לשעה שמתאים לכל פעילות. בדיקת סבב לדוגמה יכולה לעזור לתכנן לוח זמנים מציאותי ולצמצם המתנה.
נותנים תפקיד גם לממתינים
אפשר לשלב שאלה קצרה לפני ההתנסות או דיון למי שצופה. הכינו הסברים בשפות המתאימות לקהל ודרך חלופית להשתתף למי שאינו משתמש במשקפיים. הגדירו מי אחראי לליווי, לארגון התור ולמוכנות הציוד בין המשתתפים.
מחברים את היום להמשך
בשבוע בטיחות אפשר לחלק את הפעילות לקבוצות ולשלב לומדות, דיון צוותי וריענון נהלים. בסיום בחרו מסר אחד להמשך בעבודה ורכזו שאלות שעלו. פעילות VR משלימה את תוכנית הבטיחות; היא אינה מעניקה כשלעצמה אישור לעמידה בדרישות הדרכה.